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Umgang mit Klientendaten

1. Zustimmung zur Datenbearbeitung mit dem Absenden einer Anfrage
1.1. Mit dem Absenden einer Anfrage zur Vorbereitung oder in Zusammenhang mit einem Mandatsverhältnis willigt der Klient in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch die BRUHIN KLASS AG ein und ist damit einverstanden, von der BRUHIN KLASS AG zur Mandatsbearbeitung oder sonst über alle möglichen Kommunikationskanäle (Anruf unter privater Mobil- oder Festnetznummer, E-Mail an privaten Mail-Account, SMS, Mitteilungsfunktionen aus sozialen Netzwerken) kontaktiert zu werden.

2. Aktenführung
2.1. Sofern Sie ein Mandatsverhältnis mit uns eingehen, speichern wir alle im Rahmen des Mandatsverhältnisses anfallenden Informationen in unserer ERP-Software und physische Unterlagen zusätzlich im Klientendossier in Papierform. Das elektronische sowie da physische Klientendossier ist für alle Mitarbeitenden der BRUHIN KLASS AG zugänglich. Originalakten (z. B. Urteile, Verträge, eingehende Korrespondenz) werden der Klientschaft in der Regel direkt weitergeleitet. Die Klientschaft ist selber dafür verantwortlich, diese aufzubewahren. Die BRUHIN KLASS AG stellt der Klientschaft zudem Kopien der Korrespondenz in elektronischer Form - auf Wunsch auch in Papierform - zur Verfügung. Über die vollständige Übergabe dieser Dokumente hinaus hat die Klientschaft keinen Anspruch auf Führung oder Archivierung von Dossiers.

2.2. Um den eigenen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen, bewahrt die BRUHIN KLASS AG bestimmte Dokumente (z. B. Honorarrechnungen) in der Regel zehn Jahre über den Abschluss eines Mandats hinaus auf. Im Hinblick auf mögliche Anschlussfragen ist die BRUHIN KLASS AG berechtigt, Dossiers ganz oder teilweise physisch oder elektronisch länger aufzubewahren. Die BRUHIN KLASS AG ist jedoch auch berechtigt, die Mandatsakten nach Ablauf von zehn Jahren seit Erledigung der Sache ohne vorherige Anfrage zu vernichten.

2.3. Die BRUHIN KLASS AG kann die Wartung oder den Betrieb ihrer Informatiksysteme an Dritte auslagern. Die Klientschaft stimmt einem solchen Vorgehen grundsätzlich zu. Die BRUHIN KLASS AG stellt sicher, dass die Anforderungen des Anwalts- und Datenschutzrechts erfüllt werden. Soweit beigezogene Dritte im Rahmen ihrer Arbeiten Einblick in Klientendaten erhalten könnten, sind sie vorgängig zu einer Geheimhaltung zu verpflichten.

3. Umfang und Zweck der Datenbearbeitung
3.1. Im Zuge eines (allenfalls in Vorbereitung befindlichen) Mandatsverhältnisses erhebt die BRUHIN KLASS AG spezifische Daten von Klienten. Dazu gehören insbesondere folgende Daten:

  • Basisdaten (wie Name, Geschlecht, Titel, Geburtstag bzw. Firma, Sitz, etc.)
  • Kontaktdaten (Adresse, private und geschäftliche Telefon- bzw. private und geschäftliche Mobilnummer, private und geschäftliche Mailadresse, etc.)
  • Weitere mandatsspezifische Angaben, welche in der Regel direkt durch den Klienten bekanntgegeben werden, aber auch z.B. durch Internet Research oder aus der Datenlieferung von Drittpersonen stammen können

3.2. Diese Informationen dienen primär natürlich der Mandatsbearbeitung für den Klienten. Daneben werden diese Daten gespeichert zur Erfüllung gesetzlicher Informations-, Mitteilungs-, Auskunfts-, Aufbewahrungspflichten sowie zur Abwehr von Zahlungs-, Erfüllungs-, Anfechtungs-, Unterlassungs- und/oder Schadensersatzansprüchen.

4. Information zur Mandatsausübung
4.1. Voraussetzung für die zielorientierte Tätigkeit der BRUHIN KLASS AG ist eine vollständige und richtige Information durch die Klientschaft über alle relevanten Um­stände - auch solche, welche sich erst im Lauf des Mandats ergeben. Die BRUHIN KLASS AG ist zudem darauf angewiesen, dass die Klientschaft ihr alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig zur Verfü­gung stellt. Sie darf grundsätzlich davon ausgehen, dass die von der Klientschaft erhaltenen Informationen vollständig und kor­rekt sind.

4.2. Soweit die Klientschaft nicht im Einzelfall abweichende Weisungen erteilt hat oder sich aus den Umständen klar etwas anderes klar ergibt, darf die BRUHIN KLASS AG mit Mitarbeitenden oder externen Beratern der Klientschaft sowie mit beigezogenen Dritten mandatsbezogene Informationen austauschen.

5. Gesetzliche Verschwiegenheitsverpflichtung / Anwaltsgeheimnis
5.1. Die BRUHIN KLASS AG ist zur Verschwiegenheit verpflichtet (Anwaltsgeheimnis). Diese Pflicht bezieht sich auf alles, was uns in Ausübung unseres Berufes bekannt geworden ist. Die von uns beschäftigten Personen sind ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies gilt auch für die Personen, die im Rahmen einer berufsvorbereitenden Tätigkeit oder einer sonstigen Hilfstätigkeit an unserer beruflichen Tätigkeit mitwirken.

5.2. Die BRUHIN KLASS AG wird Daten von Klienten ohne deren ausdrückliche Zustimmung im Einzelfall nicht an Dritte weiter geben. Sollte ein Klient eine solche Weitergabe seiner Daten in einem solchen Einzelfall nicht wünschen, kann er natürlich seine Zustimmung verweigern.

5.3. Kategorisch ausgeschlossen ist eine Erhebung und Verwendung von Klientendaten durch die BRUHIN KLASS AG zum Zwecke jeder darüber hinausgehenden kommerziellen Nutzung, insbesondere zur Veräusserung an Dritte - etwa zu Werbezwecken.

6. Elektronische Kommunikation
6.1. Im Interesse einer schnellen Bearbeitung kommuniziert die BRUHIN KLASS AG regelmässig per E-Mail. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt dabei unverschlüsselt, es sei denn, der Klient oder Dritte wünscht ausdrücklich eine andere Art der Kommunikation.

6.2. Die Übermittlung von Informationen auf elektronischem Weg (per E-Mail, Telefax oder via Internetapplikationen) ist generell mit Risiken verbunden - insbesondere der Gefahr einer Kenntnisnahme und Manipulation durch unbefugte Dritte oder einer Fehlzustellung. Solche Risiken können durch eine verschlüsselte Übermittlung reduziert werden, z.B. durch Verschlüsselung von E-Mail-Anhängen oder die Verwendung einer Zustellplattform.

6.3. Sofern die Klientschaft keine Vorgaben zur Kommunikation macht, ermächtigt sie die BRUHIN KLASS AG, trotz Kenntnis der entsprechenden Risiken zur unverschlüsselten elektronischen Kommunikation. Diese Weisungen können seitens der Klientschaft jederzeit geändert werden. Zur Vermeidung von Unklarheiten sind sie der BRUHIN KLASS AG schriftlich mitzuteilen.

7. Aufbewahrung und mögliche Weiterverwendung von Personendaten
7.1. Unabhängig vom jeweils aktuellen Mandat kann ein Klient daran interessiert sein, auch künftig von der BRUHIN KLASS AG vertreten zu werden.

7.2. Daher willigt ein Klient in die weitere Verwendung seiner Daten auch für zukünftige Mandate ein. Ohne Gegenbericht des Klienten werden seine Daten bei der BRUHIN KLASS AG für mindestens 10 Jahre nach Abschluss eines Mandats gespeichert. Gestützt auf aufsichtsrechtliche Anforderungen (z.B. zur Vermeidung von Interessenkonflikten) kann die BRUHIN KLASS AG verpflichtet sein, die wesentlichen mandatsspezifischen Informationen auch über die 10-jährige Frist aufzubewahren.

8. Widerruf der Zustimmung zur Datenverarbeitung
8.1. Jeder Klient kann jederzeit seine Zustimmung zur Datenverarbeitung durch die BRUHIN KLASS AG widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung muss zur Vermeidung von Unklarheiten schriftlich mitgeteilt werden.

8.2. Soweit eine Datenverarbeitung seitens der BRUHIN KLASS AG auf einer dergestalt widerrufenen Einwilligungserklärung beruht, wird BRUHIN KLASS AG diese Datenverarbeitung unverzüglich einstellen und – soweit die Daten nicht anderweitig in berechtigter Weise verarbeitet werden - unverzüglich löschen.

8.3. Vor einem Widerruf durchgeführte Datenverarbeitungen auf der Grundlage der für ein Mandat erklärten Einwilligung bleiben weiterhin rechtmässig. Der Klient kann von der BRUHIN KLASS AG Auskunft über Art und Umfang der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und erforderlichenfalls auch deren Berichtigung oder Löschung verlangen.

 

 

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